Hallo,
das Thema heute handelt von der Protokollierung von Datensatzänderungen auf Formularbasis, der Fachbegriff dazu lautet Audit Trail. Datensatzänderungen in einer Abfrage oder direkt in einer Tabelle können in Access Jet nicht überwacht werden. Deshalb ist dem Anwender der Zugriff auf beide zu verwehren mit verschiedenen Techniken.
1. Definition und Motivation top
Laut Gabler Wirtschaftslexikon dient ein Audit Trail einerseits der „Prüfung bzw. Überwachung der Handelnden und ihrer Aktivitäten, anderseits kann dadurch im Schadensfall bzw. zwecks Aufdeckung doloser Handlungen die Handlungsfolge rückverfolgt und auch eine System- bzw. Datenwiederherstellung vereinfacht werden. So sind gezielte Prüf- und Korrekturmöglichkeiten von fehlerhaften bzw. inkriminierten Benutzereingaben möglich“
Für uns in der EDV heruntergebrochen dient ein Audit Trail zur Prüfung bzw. Überwachung von Dateneingaben, -Änderungen bzw. -Löschungen um z.b. im Fall eines Schadens die Datenintegrität wieder herzustellen oder auch bei juristischen Auseinandersetzungen Beweise für Fehleingaben (oder eben nicht) zu besitzen.
Die Motivation zur Durchführung des Audit Trails können sehr unterschiedlich sein. Z.B. zur Überwachung einzelner Arbeitsplätze wo gehäuft Fehleingaben im EDV-System vorgefallen sind, oder auch um Datenanalyse durchführen zu können, und nicht zuletzt auch zur Einhaltung der Datenintegrität.
Aber bei aller Liebe zur Technik, ein Audit Trail darf kein Selbstzweck sein, denn es bindet Ressourcen im Unternehmen und kostet somit reales Geld – eventuelle rechtliche Fragen jetzt mal ausgeschlossen.
In diesem Beitrag möchte ich aber nur auf die Technik dazu eingehen, denn das interessiert wohl die meisten Leser.
Fangen wir an beim Formular. Die zu überwachenden Steuerelemente sind im Wesentlichen TextBox, ComboBox, ListBox, CheckBox, Optionsfeld und Umschaltfläche. Um diese zu Überwachen müssen die Steuerelemente an eine Datenquelle, z.B. Abfrage oder Tabelle, gebunden sein.
2. Verwendete Formular-Ereignisse top
BeforeUpdate: Dieses Ereignis tritt ein, wenn nach einer Datenänderung der Datensatz gewechselt wird, oder wenn z.B. durch klicken der Focus in ein Unterformular gesetzt wird. Zur Datensatzänderung zählt hier neben der Änderung auch die Neuanlage. Beide unterscheidet man wie folgt:
Private Sub form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
If Me.NewRecord Then
MsgBox "NeuerDatensatz"
Else
MsgBox "Datensatzänderung"
End If
End Sub
Delete: Dieses Ereignis tritt ein, wenn ein Datensatz gelöscht wurde. Dieses Ereignis verwenden wir um die Löschung zu protokollieren:
Private Sub form_Delete(Cancel As Integer)
'Audit Trail Delete
End Sub
AfterDelConfirm: Dieses Ereignis tritt ein, wenn – bei aktivierter Option „Datensatzänderungen“ – ein Datensatz gelöscht wird und bei dem folgenden Bestätigungsdialog entweder der Löschung zugestimmt wird oder diese abgebrochen wird. Diese Option befindet sich unter Access-Optionen/Clienteinstellungen/Bestätigen. Das Event liefert einen Status, mithilfe man unterscheidet ob der Löschvorgang abgebrochen wurde:
Private Sub form_AfterDelConfirm(Status As Integer)
If Status <> acDeleteOK Then MsgBox "Datensatz wurde gelöscht"
End Sub
Die Aktivierungsreihenfolge der Ereignisse ist: Delete, AfterDelConfirm.
Doch wozu benötigen wir AfterDelConfirm wenn im Ereignis Delete bereits das Löschen protokolliert wurde? Nun, es könnte sein, dass der Nutzer im Bestätigungsdialog das Löschen rückgängig macht, dann müssen wir dafür sorgen dass die Log-Datei bereinigt wird, denn es steht ja das Löschen bereits drin.
Das waren die Ereignisse (Events), welche wir für das Audit Trail benötigen. Was im wesentlichen noch fehlt ist eine Funktion die die Log schreibt, und eine Funktion die ggf. die Log bereinigt.
Jetzt gehen wir aber nicht hin und „müllen“ unsere Formularmodule mit redundantem Code zu, sondern machen das ganz elegant per Klassenmodul, wo wir auch die Events der Formulare abbilden werden.
Der interessierte Leser weiss ja, dass ich auf OOP abfahre und alles möglichst Objektorientiert programmiere.
3. Implementierung im Formular top
Zuerst benötigen wir eine Referenzierung auf die Klasse um davon ein Objekt ableiten zu können:
Dim myAudit As clsAuditTrail
Private Sub Form_Load()
Set myAudit = New clsAuditTrail
Set myAudit.FormObj = Me
End Sub
Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)
Set myAudit = Nothing
End Sub
Es wird ein Objekt erstellt „myAudit“, und die Eigenschaft „FormObj“ mit dem Formular-Objekt des aktuellen Formulares belegt.
Verwenden Sie Unterformulare? Dann können Sie auch dort das Audit Trail einsetzen, indem sie das Formular öffnen und dort obigen Code hinein kopieren. Nicht vergessen die Marke für die zu überwachenden Datenfelder zu setzen. Wenn Sie allerdings innerhalb des Unterformular-Steuerelementes eine Abfrage oder Tabelle einsetzen, dann können Sie keine Änderungen protokollieren da weder Abfragen noch Tabellen Eventhandler besitzen.
4. Funktionsweise der Klasse top
Werfen wir mal einen kurzen Blick in die Klasse.
Um nun innerhalb der Klasse auf die oben genannten Formular-Ereignisse reagieren zu können, muss zuerst das Form-Object übernommen und in einer Variablen gespeichert werden, und danach die Eventhandler definiert werden:
Public Property Set FormObj(ByRef FRM_ As Access.Form)
Set m_frm = FRM_
m_IdFieldName = getIDField(FRM_)
m_frm.BeforeUpdate = "[Event Procedure]"
m_frm.OnDelete = "[Event Procedure]"
m_frm.AfterDelConfirm = "[Event Procedure]"
End Property
In der Variable m_IdFieldName wird der Name des Formulars gespeichert, da dieser an späterer Stelle benötigt wird. Die Eventhandler werden auf einfachste Weise definiert, indem man dem möglichen Ereignis den Textstring „[Event Procedure]“ zuweist. Ohne diese Zuweisung werden keine Events gefeuert.
Die Programmierung der Formular-Ereignisse in der Klasse geschieht auf identische Weise wie im Formular, nur haben wir hier nicht das Form-Object sondern seinen Stellvertreter m_frm.
Ein Beispiel:
Private Sub m_frm_AfterDelConfirm(Status As Integer)
If Status <> acDeleteOK Then Call DataRedoDelete
End Sub
Verwendet man innerhalb der Formulare ebenfalls die gleichen Eventhandler, so ist zu bedenken dass immer zuerst der Eventhandler des Formulars feuert, und dann erst der in der Klasse. Das kann funktionierten, kann aber auch zu problemen führen.
Kommen wir nun zum eigentlichen Protokollieren. Dieser Algorithmus ist eigentlich ziemlich einfach.
Man prüft alle Steuerelemente des Formulars in einer Schleife ob die Eigenschaft Value <> der Eigenschaft OldValue ist. Trift dies zu hat man eine Datensatzänderung. Da nur Steuerelemente die Eigenschaft Value haben, die auch einen Steuerelementinhalt besitzen, ist es ratsam einfach alle zu überwachenden Steuerelemente mit einer Marke auszustatten. Ich habe im Beispiel als Marke den Text Audit verwendet.
Da man nicht nur die Änderung sondern auch Wer Wann und Wo geändert hat, benötigen wir dazu noch ein paar Werte. Die Vaiable lngInsertedID wird benötigt, um beim Löschen die ID des eingefügten Datensatzes in der Log zu behalten. Wird das Löschen nämlich abgebrochen werden wir anhand dieser Variable den zu entfernenden Datensatz aus der Log identifizieren.
Private Sub DataChanges()
Dim CTL As Control
Dim lngInsertedID As Long
dtmCurrentDateTime = Now()
strUserName = Environ("USERNAME")
Select Case UserAction
Case "EDIT"
For Each CTL In m_frm.Controls
If CTL.Tag = "Audit" Then
If Nz(CTL.Value) <> Nz(CTL.OldValue) Then
WriteEditLog CTL
End If
End If
Next CTL
Case Else
lngInsertedID = WriteNewDeleteLog
If UserAction = "DELETE" Then lastIdentifier = lngInsertedID
End Select
End Sub
Die Prozedur WriteEditLog übernimmt das Steuerelement-Objekt CTL, welches sich geändert hat. Aus diesem Objekt erhalten wir die Werte für Value, OldValue und ControlSource, also der Name des Tabellenfeldes das an dieses Control gebunden ist:
Private Sub WriteEditLog(ByRef CTL_ As Access.Control)
Dim strSQL As String
strSQL = "Insert into tblAuditTrailLog (AuditTime, UserName, FormName, FieldName, ActionType, RecordID, OldValue, NewValue) Values (" & _
"'" & dtmCurrentDateTime & "', " & _
"'" & strUserName & "', " & _
"'" & m_frm.Name & "', " & _
"'" & CTL_.ControlSource & "', " & _
"'" & UserAction & "', " & _
"'" & m_frm.Controls(m_IdFieldName).Value & "', " & _
"'" & CTL_.OldValue & "', " & _
"'" & CTL_.Value & "' " & _
")"
CurrentProject.Connection.Execute strSQL
End Sub
Bei der Löschung / Neuanlage ist es ähnlich, nur benötigen wir dort die Felder AuditTime, UserName, FormName, ActionType, RecordID. Was zum Schluss noch fehlt sind ein paar Properties, Hilfsfunktionen und Variablendeklarationen.
5. Setup und Initialisierung top
Was noch fehlt ist ein Setup, welches beim erstmaligen Verwenden der Klasse die Log-Tabelle für das Audit Trail anlegt.
Um diese Tabellenerstellungs-Abfrage nur 1-mal auszuführen, muss geprüft werden ob die Tabelle bereits existiert. Dazu greifen wir per Dlookup() auf die System-Tabelle MSysObjects zu, in der alle angelegten Access-Objekte gespeichert werden. Ausgeführt wird das beim Klassen-Ereignis „Initialize“:
Private Sub Class_Initialize()
Dim strSQL As String
strSQL = "Create Table tblAuditTrailLog (" & _
"ID COUNTER CONSTRAINT ID PRIMARY KEY, " & _
"AuditTime date, " & _
"UserName Text, " & _
"FormName Text, " & _
"FieldName Text, " & _
"ActionType Text, " & _
"RecordID Text, " & _
"OldValue Text, " & _
"NewValue Text" & _
")"
If Not AuditTabExists Then
CurrentProject.Connection.Execute strSQL
End If
End Sub
In der Variable strSQL wird die Tabellenerstellungs-Abfrage zusammengestellt. Man beachte dass ein AutoWert-Feld als COUNTER CONSTRAINT definiert wird. Die Funktion AuditTabExists prüft in MSysObjects ob bereits ein Eintrag mit Namen „tblAuditTrailLog“ vorhanden ist, falls nicht wird die Tabelle erstellt.
6. Die Klasse clsAuditTrail top
Die fertige Klasse clsAuditTrail sieht nun so aus:
Option Explicit
Option Compare Text
' ================================================
' Code by Andreas Vogt Email: info@accessblog.de
' ================================================
Private WithEvents m_frm As Form
Private m_Identifier As Long
Private m_IdFieldName As String
Private m_UserAction As String
Private m_AuditTabExists As Boolean
Private dtmCurrentDateTime As Date
Private strUserName As String
Public Property Set FormObj(ByRef FRM_ As Access.Form)
Set m_frm = FRM_
m_IdFieldName = getIDField(FRM_)
m_frm.BeforeUpdate = "[Event Procedure]"
m_frm.AfterUpdate = "[Event Procedure]"
m_frm.OnDelete = "[Event Procedure]"
m_frm.AfterDelConfirm = "[Event Procedure]"
End Property
Private Property Get AuditTabExists() As Boolean
If Not m_AuditTabExists Then
m_AuditTabExists = IsNull(DLookup("[Name]", "MSysObjects", "[Name] = 'tblAuditTrailLog' AND (Type = 1 Or Type = 6)")) = False
End If
AuditTabExists = m_AuditTabExists
End Property
Private Property Get UserAction() As String
UserAction = m_UserAction
End Property
Private Property Let UserAction(ByVal UserAction_ As String)
m_UserAction = UserAction_
End Property
Private Property Get lastIdentifier() As Long
lastIdentifier = m_Identifier
End Property
Private Property Let lastIdentifier(ByVal lastident As Long)
m_Identifier = lastident
End Property
Private Sub Class_Initialize()
Dim strSQL As String
strSQL = "Create Table tblAuditTrailLog (" & _
"ID COUNTER CONSTRAINT ID PRIMARY KEY, " & _
"AuditTime date, " & _
"UserName Text, " & _
"FormName Text, " & _
"FieldName Text, " & _
"ActionType Text, " & _
"RecordID Text, " & _
"OldValue Text, " & _
"NewValue Text" & _
")"
If Not AuditTabExists Then
CurrentProject.Connection.Execute strSQL
End If
End Sub
Private Sub Class_Terminate()
Set m_frm = Nothing
End Sub
Private Sub m_frm_Delete(Cancel As Integer)
UserAction = "DELETE"
DataChanges
End Sub
Private Sub m_frm_AfterDelConfirm(Status As Integer)
If Status <> acDeleteOK Then Call DataRedoDelete
End Sub
Private Sub m_frm_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
If m_frm.NewRecord Then
UserAction = "NEW"
DataChanges
Else
UserAction = "EDIT"
DataChanges
End If
End Sub
Private Sub DataChanges()
Dim CTL As Control
Dim lngInsertedID As Long
dtmCurrentDateTime = Now()
strUserName = Environ("USERNAME")
Select Case UserAction
Case "EDIT"
For Each CTL In m_frm.Controls
If CTL.Tag = "Audit" Then
If Nz(CTL.Value) <> Nz(CTL.OldValue) Then
WriteEditLog CTL
End If
End If
Next CTL
Case Else
lngInsertedID = WriteNewDeleteLog
If UserAction = "DELETE" Then lastIdentifier = lngInsertedID
End Select
End Sub
Private Sub WriteEditLog(ByRef CTL_ As Access.Control)
Dim strSQL As String
strSQL = "Insert into tblAuditTrailLog (AuditTime, UserName, FormName, FieldName, ActionType, RecordID, OldValue, NewValue) Values (" & _
"'" & dtmCurrentDateTime & "', " & _
"'" & strUserName & "', " & _
"'" & m_frm.Name & "', " & _
"'" & CTL_.ControlSource & "', " & _
"'" & UserAction & "', " & _
"'" & m_frm.Controls(m_IdFieldName).Value & "', " & _
"'" & CTL_.OldValue & "', " & _
"'" & CTL_.Value & "' " & _
")"
CurrentProject.Connection.Execute strSQL
End Sub
Private Function WriteNewDeleteLog() As Long
Dim strSQL As String
Dim RecordsAffected As Long
Dim cnn As New ADODB.Connection
Dim rstTemp As ADODB.Recordset
strSQL = "Insert into tblAuditTrailLog (AuditTime, UserName, FormName, ActionType, RecordID) Values (" & _
"'" & dtmCurrentDateTime & "', " & _
"'" & strUserName & "', " & _
"'" & m_frm.Name & "', " & _
"'" & UserAction & "', " & _
"'" & m_frm.Recordset.Fields(m_IdFieldName).Value & "')"
Set cnn = CurrentProject.Connection
cnn.Execute strSQL, RecordsAffected
If RecordsAffected > 0 Then
Set rstTemp = cnn.Execute("SELECT @@IDENTITY")
WriteNewDeleteLog = rstTemp(0)
rstTemp.Close
End If
Set rstTemp = Nothing
Set cnn = Nothing
End Function
Private Sub DataRedoDelete()
Dim rstTemp As ADODB.Recordset
Set rstTemp = New ADODB.Recordset
With rstTemp
.Open "SELECT * FROM tblAuditTrailLog", CurrentProject.Connection, adOpenDynamic, adLockOptimistic
.Find "ID = " & lastIdentifier
If Not .EOF Then
.Delete
End If
End With
rstTemp.Close
Set rstTemp = Nothing
End Sub
Private Function getIDField(FRM_ As Access.Form) As String
Dim i As Long
With FRM_.Recordset
For i = 0 To .Fields.Count - 1
If .Fields(i).Type = 4 Then
getIDField = .Fields(i).Name
Exit For
End If
Next i
End With
End Function
Bis dahin
© 2015 Andreas Vogt
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